“ เคยได้ยินพนักงานคนไหนเอ่ยปากว่าชอบการประชุมที่บริษัทบ้าง? ”

นี่คือข้อความหนึ่งจากรายงานของ Knowledge@Wharton ที่พูดเกี่ยวกับเรื่อง “การประชุม” ที่เป็นเหมือนฝันร้ายของพนักงานในบริษัทว่ามันไม่เคยได้ผลและมีประสิทธิภาพเลยด้วยซ้ำเพราะมีการสำรวจว่า 9/10 ของพนักงานที่เข้าประชุมนั้นนั่งเหม่อและจับใจความอะไรไม่ได้อีก 25% คือการเสียเวลาไปกับเรื่องที่มันไม่ได้เกี่ยวอะไรในการประชุมนี้แหม่การประชุมมันช่างไม่มีอะไรดีจริงๆ

แต่! ก็ใช่ว่าจะไม่มีทางออกเสมอไปในฐานะคนที่เป็นผู้นำในบริษัทอย่างเรา

ในวันนี้อูก้าเอาทิปส์และเทคนิคดีๆ จาก Steven Rogelberg ศาสตราจารย์ด้านจิตวิทยาการจัดการแห่งมหาวิทยาลัย University of North Carolina at Charlotte มาฝากกัน ที่จะทำให้การประชุมครั้งต่อไปนั้นไม่น่าเบื่อเหมือนที่เคยเป็น

1. สร้าง agenda การประชุมเป็นชุดคำถามมากกว่าแค่ หัวเรื่อง

คุณอาจเคยเห็นหนังสือเกี่ยวกับการจัดการมากมายที่บอกว่า “ให้กำหนดวาระการประชุม หรือ agenda” แต่นั่นไม่ใช่สำหรับ Rogelberg เพราะเขาเอาไว้ว่าจากการวิจัยที่ใช้ประกอบการอ้างอิงของเขานั้น การมี agenda แบบทั่วๆ ไปในการประชุมไม่ได้มีประโยชน์สำหรับการประชุมเลย อีกทั้งยังไม่ได้เพิ่มประสิทธิภาพให้การประชุมดีขึ้นเลยด้วยซ้ำ ซึ่ง agenda ธรรมดาๆ นี่ว่าเหมือนเป็นเพียงการกรอบเรื่องว่าจะมีการพูดคุยอะไรบ้าง ไล่เรียงไปตามลำดับ นั่นแหละครับคือตัวการเสียเวลาสำหรับพนักงานอย่างหนึ่ง

แทนทื่จะกำหนด agenda ยาวเป็นหางว่าว ลองสร้างชุดคำถามขึ้นมาสักชุดหนึ่งในแบบฟอร์มที่ง่ายที่สุด แล้วใช้การประชุมนี่แหละช่วยกันหาคำตอบออกมาให้ได้ ยกตัวอย่างเช่น “เราจะลดการใช้จ่ายได้เกิน 500,000 บาทได้อย่างไรภายในสิ้นปี” แทนที่จะกำหนด agenda แบบเดิมๆ ว่า “ปัญหาด้านการเงิน” เท่านี้ก็จะช่วยให้การประชุมมีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้น แถมยังประหยัดเวลาอีกด้วย

2. เลือกคนที่จำเป็นจริงๆ เข้าประชุม

หนึ่งในเทคนิคการประชุมให้มีประสิทธิภาพจาก Rogelberg ที่น่าสนใจไม่แพ้ข้ออื่น คือการลองเปลี่ยน mindset เกี่ยวกับการประชุมว่า มันไม่ใช่กิจกรรมที่ทุกคนในบริษัทจะต้องมารับรู้ หากไม่ใช่คนที่เกี่ยวข้องและต้องรับผิดชอบจริงๆ

แต่ก็มีงานวิจัยจาก John Kello ที่ปรึกษาด้านการจัดการให้ความเห็นเอาไว้ว่า ในการประชุมหนึ่งๆ ผู้เข้าประชุมที่เพอร์เฟ็คคือไม่เกิน 7 คน เพราะหากคนที่เกิน 7 คนขึ้นไป การสื่อสาร การประสานงาน การส่ง-รับสาส์นระหว่างกันจะลดประสิทธิภาพลงไป

Rogelberg ยังบอกอีกว่าไซส์ของการประชุมยิ่งเล็ก ยิ่งหมายถึงการมีประสิทธิภาพ เพราะหากว่ากันตามทฤษฎี “Social Loafing” แล้วนั้นเวลาที่มีคนเยอะๆ ในที่ที่หนึ่ง ก็จะเริ่มมีคนที่ไม่อยากทำอะไร เพราะคิดว่าทำไปก็ไม่มีใครสนใจอยู่ดี และแน่นอนว่าคนที่มีไอเดียจะเริ่มถูกกลืนลงไปและไม่ได้รับความสำคัญในที่สุด

สุดท้ายให้เราคิดเสียว่า หัวหน้าอย่างเรานี่แหละคือคนที่ดูแล บริหารเวลาให้พนักงานอย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุด ให้คนที่ไม่ค่อยจะเกี่ยวข้องหรือเกี่ยวข้องน้อยมาก ทำงานของพวกเขาไป และให้ใครที่เราต้องการจริงๆ เข้ามาพูดคุยก็เพียงพอแล้ว และที่สำคัญ อย่าลืมรักษาเวลาและมองว่าอะไรคือเรื่องที่สำคัญที่สุด ที่จะพูดในที่ประชุม

3. ลองระดมสมองในกระดาษแทนการพูดออกมา

“การระดมสมองแบบเงียบๆ จะทำให้เรานำเสนอความไอเดียที่จริงใจ และ จริงจังออกมา โดยไม่ได้ถูกปิดกั้นจากคนที่เป็นหัวหน้า”

เราคงเคยเห็นการประชุมที่โฉ่งฉ่าง ทุกคนแสดงวิสัยทัศน์ออกมาฟาดฟันกันเพื่อหาทางออกใช่ไหมครับ ใช่ครับเราอาจจะได้ผลลัพธ์จากการระดมสมองแบบนั้น แต่ต้องแลกมาด้วยการเสียเวลาไปกับการพูดจาโต้ตอบมากมาย Rogelberg แนะนำให้มีการระดมสมองโดยการ “เขียนไอเดียลงไปบนกระดาษ” แล้วหาไอเดียที่ดีที่สุดมาพัฒนา แก้ไขปัญหาที่กำลังเกิดขึ้น

วิธีนี้เรียกว่าการ “Brainwriting” เป็นวิธีการระดมสมองแบบแปลกใหม่ และจะทำให้ผู้เข้าประชุมกล้าที่จะแสดงออกมามากขึ้น เป็นวิธีที่จะช่วยอัพเกรดประสิทธิภาพการประชุมได้ดี และมีความคิดสร้างสรรค์ได้เต็มที่กว่าการประชุมแบบธรรมดาๆ และแน่นอนว่าลดการใช้เวลาได้มากมาย

4. เดินไปประชุมไป

นี่คือหนึ่งในวิธีการขจัดสิ่งที่เรียกว่า “Negative energy” ออกไปในการประชุม และมันคือวายร้ายที่ทำลายความคิดสร้างสรรค์ในการประชุม ซึ่งพลังลบที่ว่านี้เป็นเหมือนโรคติดต่อที่หากเราอยู่ใกล้ใครที่ขี้หงุดหงิด เหวี่ยงวีน เราก็ยิ่งจะมีโอกาสเป็นแบบนั้นไปด้วย

แล้วจะขจัดพลังลบ แล้วเพิ่มพลังบวกให้กับการประชุมได้อย่างไรล่ะ? Rogelberg แนะนำเทคนิคการประชุมที่มีประสิทธิภาพที่น่าสนใจมากๆ อย่าง “การเดินไปประชุมไป” เพราะเขาบอกว่าในการประชุมแบบปกตินั้นไม่ว่าคุณจะยืนหรือนั่ง ผลลัพธ์ออกมาเหมือนๆ กัน

ฟังดูทั้งน่าตลก และ น่าสนุกใช่ไหมครับ แต่การเดินประชุมนี่แหละจะสามารถสร้างความแตกต่างได้ ช่วยเพิ่มจุดโฟกัสให้คนที่เข้าประชุมได้มากทีเดียว แต่การประชุมที่น่าสนุกแบบนี้ก็มีข้อจำกัดอยู่บ้าง คือต้องเป็นไซส์การประชุมที่ค่อนข้างเล็กมากๆ (ประมาณ 3-4 คน) ทุกๆ คนที่เข้าประชุมต้องรู้ก่อนว่า พวกเขาจะต้องประชุมแบบเดินไปเรื่อยๆ และแน่นอนครับต้องกำหนดเส้นทางไม่ใช่ว่าเดินไปเรื่อยๆ แบบไม่มีจุดหมาย

วิธีนี้เหมือนเป็นการใช้จิตวิทยากับพนักงานได้ว่า เราพาพวกเขาออกจากออฟฟิศ ได้ออกมาเปิดหูเปิดตา นั่นหมายถึงการประชุมจะได้มาซึ่งความคิดสร้างสรรค์ด้วย

5. หาของอะไรบางอย่างที่ดูน่าสนุกมาให้พนักงานได้เห็นและเล่นกับมัน

Rogelberg ทิ้งท้ายเอาไว้ว่าการนำอะไรที่ดูสนุกและเตะตาเข้ามาในที่ประชุมทำให้มู้ดในการประชุมดีขึ้น เพราะอะไร? เขาบอกว่าในการประชุมนั้นถือว่าเป็นการ “รบกวน” การทำงานของพนักงานอย่างมาก เพราะพนักงานทำงานอยู่ แต่ถูกกลับเรียกไปประชุมทั้งๆ ที่งานก็ยังไม่เสร็จ 

นี่คือการรบกวนที่ทำให้เกิดอารมณ์เสีย เมื่ออารมณ์เสียแน่นอนว่าพนักงานจะคิดอะไรไม่ออก และไม่มีความคิดสร้างสรรค์ และนี่ก็เป็นอีกกิจกรรมที่ช่วยขจัดพลังงานลบ ตัวการที่บล็อคความคิดสร้างสรรค์ในการประชุมของเราเหมือนกัน ดังนั้นการมีสิ่งของที่ดูน่าสนุกจะช่วยคลายอารมณ์แบบ bad mood ได้ดี และทำให้บรรยากาศดีขึ้น

6.ลดเวลาในการประชุมสักหน่อย

นอกจากเทคนิคที่ว่ามาแล้ว อย่าลืม “ลดเวลาลงมาและกำหนดเวลาในการประชุมให้แน่นอน” ฟังดูอาจจะทำได้ง่ายแต่ในความเป็นจริงเมื่อมีคนอยู่มากมาย (แม้ว่าจะไม่เกิน 7 คนก็ตามที) การควบคุมเวลานั้นจะทำได้ยากกว่า ไม่ใช่เพราะว่าคิดกันไม่ออก แต่นี่คือทฤษฎีที่เรียกว่า “กฎของ Parkinson” ที่บอกว่า เป็นเรื่องธรรมดาที่มนุษย์อย่างเราจะชอบขยายเวลาการทำงานออกไปตราบใดที่ยังมีเวลาอยู่ ลองคิดดูสิครับว่าหากคนที่เป็นคนจัดประชุมอย่างหัวหน้าอย่างเราไม่จัดสรรเวลา การประชุมจะมีประสิทธิภาพออกมาได้อย่างไร

แม้การประชุมจะน่าเบื่อเพียงไหน แต่มันก็เป็นกิจกรรมที่ช่วยหาทางออกให้ทีมและบริษัท ถามว่าจะหลีกเลี่ยงได้ไหมก็คงไม่ได้ สุดท้ายในทุกบริษัทก็ยังต้องมีการประชุม เพราะฉะนั้นเรามาลองใช้เทคนิคนี้ สร้างพลังบวกหรือ Positive energy กันดีกว่า เพราะการดูแลใจพนักงานเป็นเรื่องที่ไม่เคยสำคัญน้อยไปกว่าเรื่องอื่นเลย

หากใครชอบบทความจิตวิทยาเกี่ยวกับการทำงานให้มีความสุขอย่าลืมมาติดตามบทความดีๆแบบนี้
ได้ที่ เพจ ooca: workplace psychologist หรือเว็บไซต์ https://www.ooca.co/corporate
เพราะพนักงานควรได้รับการ “ดูแลใจ” ไม่ต่างกัน 💙💚